Funciones y Estructura Organizativa

1.- Funciones

•  Area de atención para trámites públicos.  (Quejas, Reclamos, Denuncias, Sugerencias y Peticiones)

• Atender, orientar,apoyar y asesorar a los ciudadanos(as) que acudan a solicitar información, requerir documentos o interponer denuncias, quejas,reclamos,sugerencias o peticiones.

• Informar a la ciudadanía sobre la utilización de los recursos que integran el patrimonio documental del instituto, a través de un informe, de fácil manejo y comprensión, que se publicará trimestralmente y se pondrá a disposición de cualquier persona.

• Recibir, tramitar, valorar,decidir o resolver: denuncias, quejas, reclamos,sugerencias o peticiones y remitirlas a la dependencia del instituto o al ente que tenga competencia para conocerlas, según el caso.

• Poner a disposición de la ciudadanía la información relativa a la estructura organizativa y funciones del instituto, y sobre los procedimientos administrativos y servicios que presta, a través de medios impresos, audiovisuales,informáticos, entre otros.

• Llevar un registro automatizado de las denuncias, quejas, reclamos,sugerencias o peticiones recibidas.

• Comunicar a los ciudadanos(as) la decisión o respuesta de las denuncias, quejas, reclamos,sugerencias o peticiones formuladas por ellos.

• Promover la participación ciudadana.

• Llevar el registro de las comunidades organizadas y de las organizaciones públicas no estatales a que hace mención el artículo138 de la Ley Ogánica de la Administración Pública.

• Fomentar y capacitar a la comunidad en los aspectos vinculados con el ejercicio del derecho a la particpación ciudadana en el control de la gestión pública mediante talleres, foros o seminarios, entre otros.

• Atender las iniciativas de la comunidad vinculadas con el ejercicio de la participación ciudadana en el control de la gestión pública.

• Las demás competencias que le sean asignadas por el responsable de la Oficina de Atención al Ciudadano del instituto.

 – Quejas ,Reclamos, Denuncias, Sugenerencias y Peticiones

• Atender y clasificar el trámite requerido en denuncia, queja, reclamo, sugerencia o petición.

• Establecer si la denuncia, queja, reclamo, sugerencia o petición son competencia del instituto, de ser así, proceder a su gestión, de lo contrario, direccionarlo al ente competente.
• Realizar la valoración, de ser posible, la valoración jurídica de aquellas denuncias, quejas, reclamos, sugerencias o peticiones recibidas, antes de su procesamiento.
• Elaborar expediente correspondiente al trámite gestionado y remitir mediante comunicación a la Dirección General del instituto, a fin de obtener autorización necesaria para el procesamiento del mismo, según los términos legales y administrativos establecidos. Mantener informado al solicitante sobre las gestiones al respecto.
• Elaborar expediente correspondiente al trámite gestionado, cuya competencia no corresponda al instituto, remitir el mismo mediante oficio al ente competente para su procesamiento, según los términos legales y administrativos vigentes. Informar al solicitante sobre las gestiones a seguir sobre el caso.
• Llevar registro en el Sistema de Información de la Oficina de Atención al Ciudadano del instituto, sobre tramites recibidos y resultados de dichas tramitaciones.
• Elaborar la comunicación pertinente, a fin de informar al ciudadana(a) la decisión o respuesta sobre las denuncias, quejas, reclamos, sugerencias o peticiones, formuladas por ellos ante la institución.
• Las demás competencias que le sean asignadas por el responsable de la Oficina de Atención al Ciudadano del instituto.

Área de de Atención para Servicios de Biblioteca Nacional

• Promover la participación ciudadana de los trabajadores y trabajadoras del instituto y ciudadanía en general,mediante la coordinación y ejecución de eventos,tales, como: charlas, seminarios y cualquier otra actividad que permita alcanzar dicho objetivo.

• Orientar a los trabajadores y trabajadoras del instituto, al igual que toda la ciudadanía, sobre la mejor manera de canalizar sus iniciativas vinculadas con el ejercicio de la participación ciudadana en el control de la gestión pública.

• Diseñar y actualizar continuamente el registro de las comunidades organizadas y de las organizaciones públicas no estatales a que hace mención el artículo138 de la Ley Ogánica de la Administración Pública.

• Proveer información solicitada ante la Oficina de Atención al Ciudadano del instituto por trabajadores(as) y ciudadanía en general, vinculada a los planes, programas,proyectos, contratos que ejecuta la institución, así como, sobre su estructura organizativa, funciones, procedimientos administrativos y servicios que presta, a través de medios impresos, audiovisuales, informáticos, entre otros. Igualmente Informar sobre la utilización de los recursos que integran el patrimonio económico y el correspondiente a las colecciones que custodia por la Ley la institución.

• Planificar y coordinar con otras dependencias del instituto la implementación de mecanismos que faciliten y estimulen las iniciativas de participación propuestas por trabajadores(as) y ciudadanía en general, a fin de hacer mejor uso de derecho de ejercer control de la gestión pública desarrollada por la institución.

• Mantener informado a trabajadores(as) del instituo y ciudadanía en general sobre asuntos importantes realcionados con la participacón ciudadana, tales como: Leyes, reglamentos, resoluciones, creación de nuevas instancias guberanmentales, información sobre beneficios colectivos, entre otros asuntos relevantes.

• Las demás competencias que le sean asignadas por el responsable de la Oficina de Atención al Ciudadano del instituto.

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