Depósito Legal: recuperando la memoria venezolana

22 agosto, 2023

Durante los pasados 190 años, el Instituto Autónomo Biblioteca Nacional y de Servicios de Bibliotecas, se ha encargado del resguardo y conservación de la memoria documental venezolana, tarea en la que la División de Depósito Legal ha jugado un papel fundamental.

Texto: Bárbara Romero

Caracas, 22 de agosto de 2023 (Prensa IABNSB).- Aunque las donaciones y adquisiciones de libros son importantes, el principal y más frecuente método de ingreso de obras a las colecciones de la Biblioteca Nacional es a través del Depósito Legal. Este departamento, que forma parte de la Dirección de Desarrollo de Colecciones, es el encargado de “asegurar el ingreso de todos aquellos materiales bibliográficos, no bibliográficos y audiovisuales producidos en el país y en el exterior con circulación en Venezuela”, tal como indican en su página web, con el noble objetivo de preservar la memoria nacional y facilitar el acceso universal a la información para todos los usuarios.

Desde el año 2016, el ingreso de las obras al sistema se realiza de forma digital a través de su página web “Sistema Automatizado de Depósito Legal”, o por sus siglas SADEL, el cual vino a facilitar y agilizar el proceso de incorporación de material nuevo a la Biblioteca, que hasta entonces era un trámite presencial y manual. De esta forma, se ha optimizado el rendimiento en los últimos años, pues al ser un proceso completamente online, se puede acceder a él desde cualquier rincón del territorio nacional sin ningún inconveniente.

¿Qué es el número de depósito legal?

“El número de depósito legal es una especie de Cédula de Identidad que se le asigna a una publicación, una vez registrada en el SADEL, para indicar que la obra es venezolana y que tiene el derecho de libre circulación” declara Alberto Yépez, actual jefe de división de Depósito Legal, encargado de supervisar el correcto ingreso de las obras al sistema. “Este código de identificación y clasificación se genera automáticamente cuando se completa el formulario de datos sobre la obra, tras lo cual se generan tres archivos descargables para el usuario: constancia de asignación del número, constancia de entrega y la planilla con los detalles de la obra”.

En cuanto a la estructura del número, se encuentra compuesto del siguiente modo: dos letras que indican el estado en el que fue editada la obra, el año en curso y un número correlativo. Es decir, DC2023000001 corresponde a una obra cuyo editor se localiza en el Distrito Capital, fue publicada y registrada durante el 2023, y es la primera obra en ser registrada en esa ubicación durante ese año.

Un derecho y un deber

El Depósito Legal es regulado por la Ley de Depósito Legal y su Reglamento, donde están expuestos detalladamente los tipos de productos que atañe esta ley, el objetivo de esta, la normativa del procedimiento, las sanciones por incumplimiento, y el deber a cumplir, tanto por parte de los productores como de la institución, para proteger el derecho de la población a nutrirse de conocimientos e información.

“El encargado de realizar el registro para la asignación del número de depósito legal es el editor, o el mismo autor en caso de que este también haga las veces de editor”, explica Yépez resumidamente, destacando algunos de los puntos más importantes del reglamento. “Sea que se trate de libros, producciones musicales, gacetas, revistas, mapas, tesis, folletos, fotografías, videos, estampillas, u otro tipo de publicación; la ley establece que a partir de la fecha de edición de la misma, se tiene un tiempo establecido de 30 días continuos para entregar los ejemplares que serán integrados a BNV, correspondiente a: 3 ejemplares, por parte de personas naturales o jurídicas del sector privado, y 30 ejemplares, los entes gubernamentales o del sector público”

Asimismo, Yépez hace énfasis en que este código forma parte obligatoria de la documentación con la que debe contar una obra para poder ser comercializada en el país, junto con el derecho de autor y el ISBN: “Un libro, por ejemplo, necesita estos tres documentos básicos para que su difusión sea válida. Sin embargo, el primero se realiza en el Servicio Autónomo de la Propiedad Intelectual (SAPI), y el ISBN, para su distribución internacional, en el Centro Nacional del Libro (CENAL)”, aclara.

La labor institucional

De este modo, la Biblioteca Nacional se hace responsable del cumplimiento de su deber como institución encargada del patrimonio documental del país, velando por la preservación de la memoria venezolana mediante la recaudación proactiva de las obras producidas en el territorio nacional, y poniendo a disposición del público un servicio rápido y sin papeleos que optimice el proceso del registro de las obras para su consiguiente resguardo, conservación y posterior accesibilidad para los usuarios.

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