La digitalización: un medio ecológico de preservación documental

5 mayo, 2016

5 Mayo 2016

Texto: Jufany Toledo/ Fotos: Archivo prensa IABN

La digitalización de documentos es una alternativa económica y ecológica de preservación documental; ya que permite que un documento pueda ser consultado por múltiples usuarios en forma simultánea, sin recurrir a las fotocopias, los gastos innecesarios de papel e insumos para la impresión, y al mismo tiempo se protegen los originales de la constante manipulación.

Una gestión documental eficiente, mejora la productividad, la funcionalidad y la administración de cualquier institución pública o privada. Al poder contar con un sistema de archivos digitales, se evita el congestionamiento de los espacios físicos, se logra la preservación de los documentos en el tiempo y se contribuye con la conservación del medio ambiente. Todo esto representa un ahorro importante en cuanto a las instalaciones y materiales de almacenamiento; así como también, de los recursos humanos para su procesamiento y los sistemas de seguridad para protegerlos frente a un posible incendio o filtración.

La digitalización ha devenido en una herramienta de gran apoyo para archivólogos, bibliotecólogos y referencistas; ya que les permite una rápida y mejor ubicación de los documentos, contribuyendo a la democratización de la información; ya que una vez digitalizado, dicho documento puede ser consultado desde cualquier lugar con acceso a Internet, y por quienes tienen algún impedimento para trasladarse personalmente hasta la biblioteca.

Esto lo ha entendido muy bien el Instituto Autónomo Biblioteca Nacional y de Servicios de Bibliotecas; el cual además de digitalizar una buena parte de la memoria histórica de la nación, para ponerla a disposición de sus usuarios a través de la Biblioteca Digital Venezolana César Rengifo, esta Institución está ofreciendo el servicio de digitalización de documentos a terceros, a través de su Unidad de Digitalización, la cual cuenta con digitalizadores y editores especializados, que asesoran y revisan el estado de los documentos a ser digitalizados con equipos de alta tecnología, tanto para materiales bibliográficos como microfilmados.

De esta manera, la Biblioteca Nacional cumple con el objetivo histórico número cinco de la Ley del Plan de la Patria, mediante el cual se pretende respetar el medio ambiente y garantizar la permanencia de la vida humana en el planeta; e igualmente, apoya la gestión documental de otras organizaciones, ofreciéndoles un servicio integral para el desarrollo de proyectos de digitalización, con procedimientos que permiten disponer del inventario de la documentación en diferentes formatos y medios para su posterior recuperación.

Una vez digitalizados los documentos, de acuerdo con los estándares de calidad propuestos en las normas y procedimientos para la digitalización de obras de la Biblioteca Nacional de Venezuela, estos se almacenan en carpetas y son entregados a las y los usuarios, en la unidad de almacenamiento que ellos requieran, por un costo muy accesible que puede variar de acuerdo con el volumen del material, sus características, formato, estado de preservación, o necesidades expresadas por los usuarios; permitiendo la sustentabilidad de los equipos y del servicio técnico y de alta calidad que se ofrece.

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