El Archivo Central de la Biblioteca Nacional preserva la documentación oficial de la institución

1 agosto, 2018

A lo largo de la historia, los archivos han sido considerados la fuente primaria para realizar una investigación

Texto: Jufany Toledo / Fotos: Ronald Montaño

Si bien el Archivo Central del Instituto Autónomo Biblioteca Nacional, no forma parte del programa de Servicios de Atención al Público del Instituto Autónomo Biblioteca Nacional y de Servicios de Bibliotecas, IABNSB, más de un investigador debidamente acreditado y autorizado, se ha servido de la riqueza documental que en él se atesora, a objeto de precisar algún dato importante para su investigación.

En el caso particular de la Biblioteca Nacional, la división de Archivo Central, DAC, se encuentra adscrita a la dirección Ejecutiva del IABNSB, en él se resguardan especialmente documentos de carácter administrativo, como convenios, contratos, memoranda, actas de entrega, informes de gestión de las distintas direcciones de la institución, órdenes de pago, inventarios, listas de adquisiciones, actas de donaciones, antecedentes de servicios de las y los trabajadores, histórico de las asignaciones de los números de Depósito Legal, histórico de adquisición de las diversas colecciones, entre otros archivos, el más antiguo de los cuales data de 1912.

De acuerdo con información suministrada por la archivóloga Lizette Dumont, quien realizó una investigación para su tesis de grado, sobre el Archivo Central de la Biblioteca Nacional, hasta 1976 cada unidad custodiaba sus propios documentos, trayendo como consecuencia que la clasificación y organización de los mismos, variaba de una división a otra, de acuerdo con los criterios y experiencia de la persona encargada de archivar, debido a que no existía una dependencia que centralizara los archivos institucionales.

Sin embargo, existió siempre la conciencia de preservarlos, gracias a lo cual, con motivo del Bicentenario del Correo del Orinoco, y como resultado de una exhaustiva investigación coordinada por la doctora Isneida Riverol, jefa de la división del Archivo Central del IABNSB; se pudo esclarecer cómo llegaron a la Biblioteca Nacional los 3 tomos contentivos de los 128 ejemplares ordinarios originales del semanario de Angostura, fundado por el Libertador Simón Bolívar; los cuales fueron adquiridos en 1912 por el Estado Venezolano, como parte de la compra de la biblioteca personal del periodista falconiano José Ladislao Andara, realizada por el entonces presidente Juan Vicente Gómez.

Este importante hallazgo, pudo lograrse gracias a la organización y sistematización de los archivos documentales de la Biblioteca Nacional; en el cual se encuentran las correspondientes Memorias, diversos oficios y el acta de entrega del director saliente de la Biblioteca Nacional Rafael Requena al director entrante, Manuel Segundo Sánchez, donde se describen entre otras cosas “(…) 3 tomos con la colección completa del Correo del Orinoco. Angostura, 1818-1922. 128 números”; los cuales se empastaron luego en 1 solo volumen.

Algunos años después de la promulgación de la Ley del Instituto Autónomo Biblioteca Nacional y de Servicios de Bibliotecas, es cuando se procede a elaborar un Instructivo sobre los criterios generales para la desincorporación, conservación y eliminación de documentos. En febrero de 1976, la dirección general del Instituto propicia la creación de un Archivo General. De acuerdo con Dumont, “esto permitió trasladar los fondos documentales retenidos en los archivos de cada unidad a la tutela del Archivo General e iniciar un arduo proceso por unificar los sistemas, controlar y asesorar a todos los archivos de las distintas unidades del IABNSB, y se comenzó a generar documentos normativos para ajustar los procedimientos”.

Fue en 1987 cuando el Archivo General pasó a ser llamado Archivo Central, de acuerdo con instrucciones de la Dirección del Instituto y se conforma el Comité del Archivo Central del IABNSB, a fin de estudiar y diagnosticar la situación en que se encontraba el archivo; coordinar la creación y puesta en funcionamiento del sistema de archivos del Instituto; determinar sus funciones técnicas y administrativas, su ubicación jerárquica y adscripción dentro de la estructura organizativa del instituto; planificar y organizar el flujo de información documental que ingresaba al archivo, tanto de carácter histórico como administrativo; y por último, definir las políticas, normas y procedimientos, relativos a la selección, funcionamiento, conservación y desincorporación de la documentación.

Cumpliendo con sus objetivos, dicho comité contribuyó a elaborar el Manual de Normas y Procedimientos del Archivo Central del IABNSB, en el cual se incluyen y describen las diferentes tareas de archivo, el programa de conservación y expurgo para determinar el tiempo de vigencia administrativa de la documentación. Este documento norma muchos de los procedimientos del archivo, permitiendo el control sobre la totalidad de los archivos del Instituto, la unificación de criterios y el sistema de organización en cada uno de ellos.

En la actualidad, esta división tiene como misión garantizar la compilación, organización, custodia y resguardo del patrimonio y memoria institucional, manteniendo el archivo físico y automatizado, a fin de respaldar y apoyar la toma de decisiones, satisfaciendo las necesidades de información de sus usuarios y usuarias; para ello, cuenta con un equipo encabezado por Isneida Riverol y los funcionarios Lizette Dumont, William Planchart, Wilfredo Álvarez, María Carpio, Edith Jaimes, Jhon Vivas y la secretaria Doragniz Cova, quien con su espléndida sonrisa da la bienvenida a los visitantes.

Además, de las tareas propias que genera el Archivo Central, este equipo ofrece actividades formativas, dentro del programa anual de capacitación de personal, que ofrece la dirección de Recursos Humanos; así como también, brindan asesorías a otras instituciones que las soliciten, acerca de diagnósticos, foliatura de documentos, archivos especializados y otras materias de su competencia.

De acuerdo con la Ley Orgánica de la Administración Pública (2014) el Archivo Central es el órgano responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional, así como, de la administración, custodia y conservación de la documentación proveniente de los archivos administrativos. Y en la Biblioteca Nacional, la DAC tiene la mayor disposición de asistir a sus unidades y usuarios en los diversos requerimientos.